ENVANTER SAYIMI
Soru: Envanter sayımlarımız kendimiz ekip kurup yapmak istesek ne gibi zorluklarla karşılaşabiliriz. Bize bu konuda nasıl yardımcı olabilirsiniz?
Cevap: Bu işi, maddi ve operasyonel yetenek olarak ayırmak lazım. Mesela 10000 adetli bir tekstil mağazasını saymanız için en az 6 tane el terminaline ihtiyaç vardır. Bu el terminalleri sıradan piyasanın ucuz terminallerinden olmamalı (2500-3000 TL) Pili uzun süre dayanmalı. Düşmelere, darbelere karşı dayanıklı olması şarttır. Böyle bir el terminalinin maliyeti de 4500-6000 $ arasında değişmektedir. Ayrıca bu cihazların yedek pilleri ve şarj aletlerini de aldığınız zaman size yaklaşık 6 terminal için 45000 – 50000 $ civarında bir donanıma ihtiyacınız olmaktadır. Ayrıca profesyonel sayım programı da gereklidir. İsteğinize ve firmanıza göre böyle bir programı da yazdırmanız 10000TL -30000 TL arasında bir maliyettir. Ayrıca bu ekibin ulaşımı için bir araç almanız gerekmektedir bununda maliyetleri bellidir.
Operasyonel yetenek ise sayım personellerinin temini, eğitimi, deneme sayımları, ulaşımları, sayımlara göre personellerin ayarlanması gibi birçok unsurdan oluşur ve işin en zor kısmı budur. Maddi açıdan ne kadar güçlü olursanız olun burada yaşayacağınız sorunların çoğunu parayla çözemezsiniz. Örneğin çok iyi bir sayım ekip lideri yetiştirdiniz öteki personellerde de yaşayacağınız gibi “Ben artık gece çalışmak istemiyorum ve artık yoruldum “ veya “Daha çok maaş veren bir yerden iş buldum yarın işe başlayacağım ” diyerek işi aniden bırakması ile bütün sayım organizasyonunu çökertebiliyorlar. Ayrıca kendine sayım firması açmak için işten ayrılan çok personel oluyor ve bunlar giderken ekibin bir kısmını veya tamamını götürebiliyor.
Soru: Envanter Sayımlarını neden kendi personelimiz yapmamalı?
Cevap: 2012 yılında ABD ‘de yapılan araştırmadaki Mağaza hırsızlık oranları durumu gayet güzel açıklamaktadır.
Personel : %46, Müşteri : %30, Pazarlamacı : %17, Soygun :%7
Maalesef görüldüğü gibi stok kayıplarınızın %63′ü kendi personeliniz tarafından gerçekleştirilmektedir. Türkiye’deki hayat koşulları göz önünde bulundurulduğunda bu oranların daha da yüksek olacağı kesindir.
Ayrıca hemen her sektörde sayım yapan personellerimiz ayda en az 15 sayım yapıyor ve tecrübe kazanıyor. Sizin kendi personeliniz ise yılda bir veya ay bir bile sayım yapsa hem dikkat hem de tecrübe olarak profesyonel sayman seviyesine çıkması mümkün değil.
Soru: Bize gelen sayımcılardan memnun değilim sizin farkınız ne?
Cevap: Türkiye’deki sayım firmalarının birçoğu bu işi profesyonel şekilde yapmıyor ve sayman personelini part-time çalışmak zorunda olan öğrencilerden ya da işsiz göçmenlerden tercih ediyor. Doğal olarakta personelin sayım konusunda eğitimsizliği ve kalitesizliğinden dolayı sayımlarda da bu memnuniyetsizliği yaşıyorsunuz. Fakat biz bu işi çok daha farklı şekilde görüyoruz ve işin uzmanı “sayımcılar” dan oluşan uzman kadrolu personellerimizle yapıyoruz.
Soru: Mağazalarımızda stok kontrolünü bir türlü sağlayamıyoruz. Stokların hepsi birbirine girmiş. Mesela bir üründen stokta yok gözüküyor. Bizde sipariş veya rpt veriyoruz. Sonra bir bakıyoruz o üründen elimizde varmış. Boşu boşuna hem stok maliyeti yaratıyoruz hem de zaten büyüklüğü sınırlı olan mağazalarımızda ve raflarımızda ürün çeşitliliğini azaltıyoruz bu da ciromuzu düşürüyor. Bir de bunun tam tersi oluyor. Ürün stoğumuzda gözüküyor ama mağazamızda var ve müşteriye “ürün kalmamış” diyoruz. Hem kârımızdan oluyoruz hem de rpt çekmemiz gereken ürünleri tespit edemiyoruz. Bu problemleri nasıl çözeriz.
Cevap: Mağazalarınızdaki stok kontrolünü sağlamanız için ilk önce doğru bir barkod sisteminiz ve işinize uygun muhasebe programı kullanmanız şart. Bunları sağladıktan sonra ürünlerinizi ana depodan çıkarken doğru şekilde barkodlanması gerekiyor o yüzden bu işi verdiğiniz personelin yetkin olması şart. Ama çoğu firma nasıl olsa “depocu” diyerek ucuz iş gücüne kaçıyor ve bunun bedelini kat kat ödüyor. Bu aşamadan sonra depodan gelen ürünler sayılarak ve barkodları okutularak mal kabul şeklinde mağaza-markete girmesi gerekiyor. Aynı şekilde müşteriye satılırken de barkodu okutularak satılması gerekiyor. Burada da şöyle problemler çıkıyor. Barkodu olmayan ürünün yerine “nasıl olsa aynı fiyat” denilerek başka bir barkod okutuluyor ve bu işlem bütün stok adetlerini bozuyor. Ayrıca her zaman aynı üründen bulunmayınca daha ucuz bir barkod okutularak şirket zarara uğratılıyor. Ya da tam tersi pahalı barkod okutularak müşteri mağdur ediliyor. Bunun çözmek için çalıştığımız firmalarda 10000 adet üründen 45 tanesinin üstünde barkodsuz ürün çıkması halinde, mağaza sorumlularının (müdür, müdür yardımcısı) primlerinden belli oranda kesinti yapılıyor. Bu şekilde çalıştığımız birçok firmada bu sayıları yaklaşık 10-25 adet barkodsuza düşürmüş bulunmaktayız.
Son aşama olarak da mağaza sayımlarının düzenli yapılması gerekiyor. Sektöre göre sayım aralıkları bellidir. Mesela tekstil sektörünü çok hızlı ve hareketli bir sektör olduğu için her ay sayılması şarttır. Bu hem stok kontrolünüz için hem de personelinizin “her zaman” onların takip edildiğinin hissetmesi için gereklidir.
Kısacası stok kontrolü için üç şart vardır:
- Depodaki ürünlerin doğru kabulü, doğru barkodlanması ve doğru çıkış yapılması
- Mağazaya gelen ürünün doğru kabulü ve müşteriye barkodlu satış yapılması
- Mağaza sayımlarının düzenli ve işin ehli personeller tarafından yapılması
Soru: Stok kontrolünü sağlamanın ve mağaza sayımının önemini gayet iyi anladık. Fakat bir de bu işin maddi tarafı var. Bize bununla ilgili hemen bir fiyat verebilir misiniz?
Cevap: Hemen bir fiyat verilemez. Biz sadece bir sayım firması değiliz. Biz müşterilerimizle büyüyen sektörün ihtiyaçlarını onlardan önce tespit eden ve onlarla çözüm ortağı şeklinde çalışan bir firmayız. O yüzden biz ilk önce firma yetkilileri ile konuşuyoruz. Mevcut olan sorunlar hakkında bilgi alıyoruz. Bizim yardımcı olabileceğimiz konuları söylüyoruz ve çözümlerimizi anlatıyoruz. Ondan sonra ilk önce ana depoyu geziyoruz ve oradaki sistemin nasıl çalıştığını gözlemliyoruz. Yapılması gereken ve yapılmaması gerekenleri not alıyoruz. Sonra mağazalarınızı geziyoruz ve oralarda da aynı konuları tespit ediyoruz. Sayıma geçilmeden önce mağazalarda yapılması gereken hazırlıkları tespit ediyoruz. Ondan sonra da mağazanın ürün sayısına ve sayılma sıklığına göre bir fiyatlandırma yapıyoruz. Yani başka sayım firmaları gibi mağazaları görmeden firmayı incelemeden bir fiyatlandırma yapmıyoruz.